为了---加工后的数字档案长期可用可理解，人事档案数字化加工，数字信号的各项技术指标均要合乎规范要求。例如，纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。根据da/t31修订版的送审稿，扫描分辨率一般应不小于200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用tiff（g4）格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用jpeg格式存储。存储格式压缩率的选择，人事档案数字化加工价格，应在---扫描的图像清晰可读的前提下，以尽量减小存储容量为准则。
按照院方所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求，人事档案数字化加工企业，规范档案中的目录内容。包括档案目录的著录字段、字段长度和内容要求进行正确的著录和校对。照片档案和实物档案目录结构:以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。例如:文书档案目录结构:年度+资料分类+卷+件+页。
数字档案代管机构应严格遵循各类相关标准规范所规定的流程开展业务。比如，纸质档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节，否则可能导致数字化成果不合格、不可用。比如---数字化加工机构都强调在整理档案时需要去掉订书钉、纸夹、胶带等，以方便扫描，扫描之后要将扫描件和目录挂接。我国某些地方就曾经出现过未建目录、没有数据挂接而导致数字化成果无法利用的情况。
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