1.数据采集方式
(1）手工数字化采集;数字化作业员根据纸质档案文件的内容进行手工数据录入、数据校对等采集工作;
(2）原有电子数据迁移后、手工辅助采集。对已经电子数据迁移的，数字化加工软件价格，采集作业员根据相应纸质档案文件的内容进行手工数据补充录入修改、数据校对等采集工作。
2.对已有电子数据的处理
(1)对原有电子数据应尽可能的利用。
(2）如果对原电子数据进行处理的时间、费用比重新采集还要多、高，则应视情况部分或全部放弃该数据。
1.根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照<档案著录规则>的要求，规范档案中的目录内容。
2.录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等)。
3.建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。
4.建立档案目录数据库，数字化加工软件，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入。
5.录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，数字化加工软件公司，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。
6.录入可以采用ocr识别，可提高录入的工作效率。
1.将扫描仪连接到计算机，安装驱动程序和扫描软件后即可使用。工作人员应能掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置。
2.扫描动作并不复杂，数字化加工软件企业，就是把纸质文件放入扫描仪，扫描，把文件取出扫描仪。
3.在扫描之前，我们必须设置扫描模式、扫描颜色模式、扫描分辨率和图像存储格式。
目前有手持式扫描仪、平板扫描仪、鼓式扫描仪、高射扫描仪、大幅面扫描仪、胶片扫描仪等。根据需要和档案的纸张进行选择。
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